Come Scrivere una Delega per Ritiro Pacco TNT

Per ritirare un pacco presso un Punto di ritiro TNT la prassi standard prevede che la persona indicata come destinataria mostri un documento d’identità e la mail (o l’SMS) di conferma spedita dal corriere. Se però il destinatario non può presentarsi – per lavoro, salute o altre incombenze – deve autorizzare un incaricato. La normativa italiana sul trattamento dei dati personali e le procedure interne dei corrieri impongono che questa delega sia scritta, firmata e corredata da copie di documenti: soltanto così l’addetto del punto ritiro può consegnare il collo senza violare la riservatezza o rischiare contestazioni.

Informazioni che non possono mancare nel testo

Una delega valida è, in sostanza, una dichiarazione unilaterale con cui il destinatario trasferisce a un terzo il potere di ritiro. Perciò deve contenere tre blocchi di dati: • quelli del delegante (destinatario); • quelli del delegato (incaricato); • quelli che identificano univocamente il pacco e il punto di ritiro scelto. A questi si aggiungono la data, la firma originale del delegante e l’elenco degli allegati (fotocopie dei documenti d’identità).

Quale formato utilizzare e come impaginarlo

Non esiste un modulo TNT unico: ogni punto di ritiro accetta un foglio A4 in formato libero, purché leggibile e firmato in originale. È consigliabile impaginare il testo in blocchi separati, con titoli in grassetto, in modo che l’addetto reperisca subito le informazioni. Il logo TNT non è necessario (e non andrebbe riportato senza autorizzazione); basta il riferimento alla spedizione attraverso il numero di tracking.

Dati anagrafici da riportare con precisione

Per il delegante: nome, cognome, indirizzo di residenza, codice fiscale, numero e tipo di documento d’identità (carta d’identità o passaporto) con data di scadenza. Per il delegato: gli stessi dati, più un recapito telefonico che il punto ritiro potrà eventualmente contattare se sorgono dubbi al momento della consegna.

Riferimenti della spedizione e del punto ritiro

Il numero di tracking TNT (di solito composto da nove cifre o caratteri alfanumerici) è obbligatorio. In assenza di tracking, si indica il numero di lettera di vettura riportato sull’avviso di giacenza. A ciò si aggiunge la denominazione ufficiale del TNT Point (ragione sociale se è un esercente convenzionato) e l’indirizzo completo. In questo modo l’autorizzazione non potrà essere riutilizzata in modo improprio per altri punti di ritiro.

Formula autorizzativa chiara e priva di ambiguità

Nel corpo della delega va scolpito che il delegante “autorizza irrevocabilmente” il delegato a ritirare per proprio conto il pacco identificato. Una frase che funziona: «Con la presente, il/la sottoscritto/a [Nome Cognome] autorizza irrevocabilmente [Nome Cognome del delegato] a ritirare in mia vece il pacco TNT n. [tracking] presso il TNT Point di [indirizzo] e a firmare i documenti di ritiro, sollevando TNT e il citato punto di ritiro da ogni responsabilità successiva alla consegna».

Firma autografa e allegati imprescindibili

TNT richiede la firma originale del delegante sul documento cartaceo e la presentazione in copia dei documenti d’identità di entrambe le persone: • fotocopia fronte/retro della carta d’identità o passaporto del delegante; • fotocopia dello stesso del delegato (che al banco mostrerà l’originale). Se sui documenti compaiono dati sensibili non pertinenti, si possono oscurare – con pennarello o nastro – religione, stato civile o domicilio diverso dalla residenza; restano però obbligatori fotografia, firma, numero del documento e data di scadenza.

Esempio completo di delega

OGGETTO: DELEGA AL RITIRO DI SPEDIZIONE TNT Io sottoscritto/a _______________________________ nato/a a __________________ il __________________ residente in _________________________________ codice fiscale ________________________________ documento d’identità (tipo e n°) ________________ rilasciato da __________ il ________________ scad._________________ DELEGO il/la Sig./Sig.ra _______________________________ nato/a a __________________ il ________________ residente in _________________________________ codice fiscale ________________________________ documento d’identità (tipo e n°) ________________ rilasciato da __________ il ________________ scad. _________________ a ritirare in mia vece il pacco TNT n. ______________________ presso il TNT Point ______________________________________ situato in ______________________________________________ Il/la delegato/a è autorizzato/a a firmare ogni documento necessario al ritiro, sollevando TNT e il suddetto punto di ritiro da qualunque responsabilità successiva. Luogo e data _______________________ Firma delegante _____________________ (in originale) Allegati: Copia documento d’identità del delegante Copia documento d’identità del delegato

Consigli pratici per evitare intoppi al banco

– Scrivere in stampatello o digitare al computer, così da rendere i dati chiarissimi. – Portare con sé la mail/SMS di avviso TNT: allunga ma conferma l’identificazione del collo. – Usare carta bianca A4: modulistica colorata o formato ridotto può creare problemi di archiviazione. – Se si hanno più pacchi con tracking diversi ma stesso punto, basta un’unica delega che li elenchi tutti.

Conservazione e privacy

Una volta consegnato il documento, il TNT Point archivia la delega in conformità al GDPR per il periodo previsto dalle procedure interne (di solito sei mesi). Il delegante può richiedere copia timbrata e datata per eventuali contestazioni. Passato il periodo di conservazione, TNT provvede alla distruzione sicura.

Conclusioni

Scrivere una delega per il ritiro di un pacco TNT non è complicato: serve un testo chiaro, dati completi delle due persone coinvolte, il numero di spedizione e la firma autografa del delegante, corredati dalle copie dei documenti. Con questo semplice foglio si evita di perdere una consegna e si rispetta la sicurezza degli operatori e la riservatezza dei dati personali.